راهکارهای مدیریت بهینه زمان

بسیار گفته شده که: «زمان با ارزش‌تر از طلاست؛ چرا که با صرف زمان میتوان طلا به دست آورد اما با طلا نمیتوان زمان را به دست آورد» و همه نیز بر صحت این جمله و میزان اهمیت فوق العاده زمان اتفاق نظر دارند؛ اما چگونه میتوان از زمان به گونه ای بهره برد که بتوان علاوه بر صرف وقت برای موضوعات ضروری، مانند شغل، تفریح و...، به پیشرفت نیز پرداخت. سوال این است که چگونه میتوان زمان را مدیریت کرد و راهکارهای مدیریت زمان چیست؟

در مدیریت زمان، همواره دو مسأله ی اساسی وجود دارد که در صورت رعایت آن‌ها، میتوان از زمان در بهینه ترین حالت استفاده نمود: اولویت بندی و استفاده از وقت های مرده یا همان وقت های تلف شده.

مسأله اول در موضوع مدیریت زمان، اولویت بندی است. برای استفاده بهینه از زمان، به نحوی که در روند هیچ کاری اخلال ایجاد نشود، باید کارهارا به ترتیب اولویت و زمانی که نیاز دارند مرتب نمود؛ سپس زمان مورد نیاز را به آن ها اختصاص داد. ابتدا زمان اولین  اولویت را تعیین نمود، سپس بر اساس آن زمان اولویت بعدی را مشخص کرد و الی آخر، تا به کم اهمیت ترین کارها که دارای درجه اولویت کم تری هستند برسیم. رفتار بدین شکل باعث میشود تا اولا بتوانیم به تمام کارهاب مدنظر خود برسیم و ثانیا موجب میشود تا در زمان هایی که به هر دلیلی نتوانستیم طبق برنامه عمل کنیم، کارهای کم اهمیت یا بی اهمیت انجام نشوند؛ نه مهم ترین کارها که در اولیت قرار دارند.

برای درک بهتر روند صرف کردن زمان روزانه بر اساس اولیت، داستان زیر درباره مدیریت زمان بسیار خوب است و توضیح ملموسی از این قضیه ارائه میکند:

_ روزی استادی پیش روی شاگردانش کوزه‌ای گذاشت و در آن چند قلوه سنگ بزرگ قرار داد به نحوی که دیگر هیچ سنگی در کوزه جا نمی‌گرفت؛ سپس از آن‌ها پرسید: «آیا کوزه پر است»؟

دانشجویان یکصدا پاسخ دادند: «بله»!

سپس استاد ظرف شنی برداشت و در کوزه ریخت تا شن ها میان قلوه سنگ ها جای بگیرند و دوباره همان سوال را تکرار کرد و جواب دانشحویان نیز یکسان بود.

استاد ادامه داد و این بار ظرفی ماسه برداشت و ماسه ها میان سنگ ها و شن ها جای گرفتند و دوباره سوال خود را تکرار کرد؛ این بار همه با قاطعیت گفتند: «اکنون کوزه پر است».

استاد بدون سعی در متقاعد کردن دانشجویان ظرف آبی را در کوزه ریخت و آب فضاهای خالی را کامل پرنمود؛ سپس رو به دانشجویان کرد و گفت: «این کوزه زمان ماست، همیشه میتوان چیزی را درون آن جای داد؛ مهم این است که اول چه چیزهایی را درون آن بگذاریم». _

مدیریت زمان مقوله‌ای است که میتوان از طریق اولویت بندی به راحتی بدان دست یافت؛ درست مثل کوزه: ابتدا قلوه سنگ‌ها (که استعاره از اصلی ترین اهداف و محورهای زندگی بودند)، سپس سنگ های کوچک‌تر (منظور از شن ها اهداف درجه دو بودند)، سپس سنگریزه‌ها (که اهداف کم اهمیت تر بودند) و در نهایت ظرف آب (که منظور از آن ها اهدافی بود که از اهمیت کمتری برخوردار بودند و قابلیت پیگیری در هر زمانی را داشتند). نکته‌ی مهم اینجاست که اگر ابتدا قلوه سنگ‌ها را درون کوزه نگذاریم، دیگر هرگز نمی‌توان آن‌ها را در کوزه جای داد؛ پس مهم است که وقت خود را بر مبنای مهم ترین اهداف و محورهای زندگی برنامه ریزی کنیم.

گفتیم دو مسأله در اهمیت زمان نقش دارند: یکی اولویت بندی و دیگری استفاده بهینه از زمان های مرده و تلف شده. بیهوده نیست اگر بگوییم تفاوت میان افراد شاخص و موفق با دیگران، در استفاده بیشتر و مفید تر از زمان های تلف شده و مرده است؛ چرا که به هر حال افراد برای گذران زندگی، اولویت بندی را به صورت نا خود آگاه انجام می دهند و درست است که این اولویت بندی بازدهی حداکثری ندارد، اما تفاوتی که در حالت ایده آل ایجاد میکند به اندازه عامل دیگر، یعنی استفاده از اوقات تلف شده، نیست. 

حال که اهمیت استفاده از زمان های مرده و تلف شده، که دیگران از آن ها غافل اند، مشخص شد، نوبت آن است تا راه های گوناگون بهره برداری از زمان های تلف شده و مرده را معرفی کنیم. این راهکارها را با تمرکز بر حمل و نقل در عصر مدرن و زندگی روزمره به طور تخصصی بیان میکنیم تا قابلیت استفاده و داشته و برای افرادی کاربردی باشند. از همین رو راهکارها را در سه بخش، یکی برای افرادی که از خودرو استفاده میکنند، یکی برای کسانی که پیاده روی یا دوچرخه سواری میکنند و یکی هم برای کسانی که حمل و نقل عمومی را انتخاب کرده اند (کسانی که از سرویس ها استفاده میکنند نیز جزو این دسته قرار میگیرند).

 

هنگام رانندگی، باید از راه های استفاده نمود که با تکلم (گفتار) و شنیدار ما سر و کار داشته باشند؛ چرا که از میان راه های دریافت اطلاعات، همگی برای رانندگی ضروری اند و تنها میتوان به طور نسبی، و نه کامل، از این دو قوه، یعنی قدرت تکلم (گفتار) و شنیداری بهره برد. با توجه به آن چه رفت، یکی از بهترین گزینه ها برای بهره وری از زمانی که در خودرو برای حمل و نقل سپری میشود، استفاده از کتاب های صوتی است. این راهکارشرایط مطالعه و یادگیری و پیشرفت شخصی را، در زمانی برای ما فراهم میکند که باید برای حمل و نقل صرف شود؛ این بدان معناست که با استفاده مضاعف از این زمان یا بدون آن، باید مدتی را برای حمل و نقل های روزانه اختصاص داد و اگر بتوان از این زمان بهره دو چندان و دو برابر برد، امتیاز ویژه ای برای خود رقم زده ایم.

هر آن چه در بند قبل درباره فواید شنیدن کتاب صوتی حین رانندگی گفته شد درباره پادکست نیز صادق و جاری است. تنها تفاوت میان این دو راه، محتوای متفاوتی است که ارائه میکنند. هنگام شنیدن پادکست، میتوان به تفریح، اطلاع پیدا کردن از اخبار و حوادث، بررسی اتفاقات و بسیاری اهداف دیگر نیز فکر کرد؛ حال آن که در مورد کتاب این گونه نیست و کتاب ها عمدتا برای یادگیری و پیشرفت شخصی مورد استفاده قرار میگیرند. همچنین لذت بردن از موسیقی حین رانندگی و شنیدن اهنگ پشت فرمان خودرو یکی از رایج ترین راهکار هایی است که مورد استفاده قرار میگیرد و میتواند باعث بهره برداری مضاعف از زمان حمل و نقل شود.

راهکار نوین همیپیمایی یا کارپولینگ (carpooling)، یکی از شیوه های مدیریت سفر است که در قرن 20 و طی بحران سوخت 1970 آمریکا به طور رسمی معرفی شد و مورد بهره برداری قرار گرفت. ایده این راهکار حول محور تجمیع سفرها در واسئل نقلیه شخصی است به نحوی که افراد با مبدأ، مقصد و یا مسیر مشترک، به جای استفاده انفرادی از خودروی شخصی خود، به استفاده گروهی از خودروهای خود بپردازند؛ یعنی هر خودروی در حال تردد، چهار سرنشین را حمل کند. در سطح کلان، همپیمایی با کاهش ترافیک تا 75%، میتواند بساری از اوقاتی را که در ترافیک به هدر میروند را ذخیره کند و باعث شود حمل و نقل وقت کم تری از افراد بگیرد. در بعد خرد و از جنبه فردی نیز، به خاطر همراهی و همسفری افراد با یکدیگر و ارتباطی که میان آن شکل میگیرد، بسیاری تبادل اطلاعات، آموزش های دهانی یا اصطلاحا سینه به سینه، انتقادات، مشاوره ها، تفریح و خوشگذرانی، مصاحبت ها و... رخ میدهند که این خود بدان معناست که وقت افراد در طول زمان حمل و نقل به بطالت گذرانده نمیشود. برای درک فایده این راهکار کافی است در نظر بگیرید با یکی از دوستان یا همکاران خود که از هوش اقتصادی بالایی برخوردار است به همپیمایی بپردازید. صحبت هایی که در طول مسیر میان شما رد و بدل میشود و مشورت هایی که میتوان از این فرد گرفت، شاید باعث ترک یا ایجاد رفتاری در شما شوند و همین ترک یا ایجاد رفتار سر منشأ بسیاری تغییرات در زندگی شما شود. همچنین همپیمایی باعث تقویت و بهبود شبکه روابط افراد میشود؛ مفهومی که از آن با عنوان «سرمایه اجتماعی» یاد میشود و خود موجب کسب بسیاری منافع مالی و غیر مالی است. از همین رو در دنیای امروز همپیمایی یکی از ساده ترین و راحت ترین راهکارهای افزایش سرمایه اجتماعی شناخته شده و موضوع «همپیمایی و سرمایه اجتماعی» مورد تحقیق و تفحص قرار گرفته است. همچنین یکی از اولیه ترین نتایج همپیمایی برای افراد، کم کردن سختی مسیر به علت همین تعاملات است که اصطلاحا باعث کوتاه شدن راه میشود.

برخی ورزش ها، که غالبا جنبه درمانی دارند، واجد شرایطی هستند که میتوان آن ها را پشت فرمان خودرو انجام داد. از جمله این ورزش ها میتوان به برخی حرکات اصلاحی، برخی تمرینات فیزیو تراپی، برخی تمرینات کگل و... اشاره کرد.

نکته حائز اهمیت در مورد راهکارهای که برای سواران خودروهای شخصی گفته شد آن است که به هیچ وجه نباید مخل روند رانندگی و باعث حواس پرتی شوند. در این مورد پیشنهاد میشود در مورد دو راهکار اول (یعنی استفاده از کتاب های صوتی و پادکست ها حین رانندگی)، تا حدی که به رانندگی آسیبی وارد نشود از محتوای تخصصی استفاده کرد و استفاده از محتواهای تخصصی و یا نیازمند تمرکز حواس را به زمان های دیگری موکول کرد. در مورد راهکار سوم نیز باید گزینش این تمرینات به نحوی صورت گیرد که به هیچ وجه مخل روند رانندگی نشوند و بهتر است از تمریناتی در این موارد استفاده شود که نیاز به تحرک ندارند و صرفا در انقباض و انبساط عضلاتی خاص خلاصه میشوند. 

فرض کنید در نزدیکی محل کار شما یک فروشگاه زنجیره ای با امکانات و تجهیزات خوب و قیمت مناسب وجود دارد. یکی از بهترین راه ها برای شما آن است که خرید مایحتاج خود را پس از ساعت کاری یا پیش از آن انجام دهید تا لازم نباشد یک بار دیگر برای خرید به سفر از سمن منزل خود بپردازید. لازمه این  راهکار موثر، آگاهی از نیازها و همراه داشتن لیست وسائل و کالاهای مورد نیاز است. به غیر از خرید، تجمیع سفرها را میتوان در مورد انواع سفرها نیز به کار برد؛ مانند: رفتن به مطب پزشک مورد نیاز در مسیر محل کار، سر زدن به دوستان و مواردی از این قبلی.

علاوه بر همه این راهکارها، انتخاب مسیر مناسب نیز کمک شایانی به صرفه جویی در زمان میکند که در این مورد میتوان از اپلیکیشن های نقشه و navigation بهره برد.

 

همانگونه که در بخش خودروهای شخصی گفته شد، استفاده از کتاب های صوتی برای پیاده روی و دوچرخه سواری نیز راهکار بسیار موثر و مناسبی است که میتوان از آن برای دریافت اطلاعات و رشد و اعتلای شخصی بهره برد. در مورد استفاده از کتاب های صوتی حین دوچرخه سواری، تفاوت چندانی با شنیدن کتاب صوتی حین رانندگی وجود ندارد لیکن به خاطر ساده تر بودن دوچرخه سواری به نسبت رانندگی خودرو، میتوان از محتواهای تخصصی تری حین دوچرخه سواری بهره برد اما همچنان باید از محتواهایی که نیاز به تمرکز کامل حواس دارند پرهیز نمود تا سلامتی به خطر نیفتد.

در این مورد هم تفاوت ها و شباهت های پیاده روی و دوچرخه سواری یکسان است و نکته جدیدی وجود ندارد. شنیدن موسیقی حین پیادهروی و دوچرخه سواری یکی از ساده ترین و بزرگ ترین لذت هاست.

به خاطر میزان بیشتری از حواس که در حین دوچرخه سواری و پیاده روی آزاد است، مخصوصا به نسبت رانندگی، این دوراهکار قابلیت آن را دارند که بتوان به برخی تمرینات نیز حین آن ها پرداخت؛ تکنیک های صداسازی، تکنیک های آوازی، تکنیک های تنفسی، تمرینات فن بیان و گفت و گو، یاد آوری خاطرات و...، همگی از این جمله اند.

اگر از قبل بدانید چه چیزهایی میخواهید بخرید، حمل و نقل با دوچرخه و یا پای پیاده به شما این امکان را میدهد تا برخی از خرید ها که ممکن است را حین راه های ضرری خود انجام دهید؛ درست مانند آن چه برای خودروهای شخصی گفته شد. همچنین میتوان مانند خودرو انواع سفرها را از طریق دوچرخه سواری و پیاده روی نیز تجمیع کرد؛ یعنی میتوان با برنامه ریزی از قبل، سفرها را طوری طراحی نمود که چند سفر تبدیل به یک سفر با مقاصد گوناگون شود.

 

در حمل و نقل عمومی، محدودیت های بخش های پیشین وجود ندارد و به همین خاطر میتوان از انواع قالب های محتوایی، اعم از صوتی یا غیر صوتی، و تمامی گونه های محتوا، حتی تخصصی ترین آن ها بهره برد. علت این عدم محدودیت آن است که در حمل و نقل عمومی، مسئولیت پیمایش و حمل و نقل با شما نیست و راننده این کار را انجام میدهد؛ این یعنی تمام مدتی که شما به طی طریق و پیمودن سفر میپردازید برای شما اوقات آزاد محسوب میشود و میتواند برای شما مفید بوده و سود آور باشد.

برخی از کارهای روزانه که باید انجام شوند، قابلیت آن را دارند که در وسائل حمل و نقل عمومی انجام شوند. یکی از بهترین کارهایی که میتوان در این مورد انجام داد، انجام برنامه ریزی روزانه در طول مسیری است که با وسائل حمل و نقل عمومی طی میشود؛ چرا که امکان نوشتن، خواندن، مرتب کردن و انجام کارهایی که برای برنامه ریزی لازم است در وسائل حمل و نقل عمومی وجود دارد.

یکی از منحصر به فردترین ویژگی هایی که حمل و نقل عمومی از آن برخوردار است و جز همپیمایی در بسترهای دیگر نمیتوان آنرا یافت، امکان تفریح کردن حین استفاده از آن است. به عنوان مثال تماشای فیلم یکی از رایج ترین و در دسترس ترین تفریح هاست که جز در وسائل حمل و نقل عمومی نمیتوان آن را انجام داد. 

در پایان به این نکته باید توجه نمود که زمانی که در حمل و نقل صرف میشود، زمانی است که نمیتوان آن را حذف نمود و از همین رو مهم است که بتوان از آن بهره برداری بهینه تری کرد و نهایت استفاده از آن را برد و هر چقدر نیز بتوان این زمان را کاهش داد، همچنان مساله پیمودن مسافت مساله ای است که حذف آن ممکن نیست.