بیشترین استفاده را از رویدادی که در آن شرکت کرده اید ببرید

اهداف مختلفی را میتوان بر شرکت در رویدادهای مختلف بر شمرد؛ اهدافی مانند ساخت و یا توسعه و تعمیق شبکه ارتباطی، معرفی محصول، ایده و یا برند، یادگیری، آشنا شدن با موضوعی خاص و... که برای هر یک بایستی نوعی خاص از رویداد، اعم از تجاری، خبری و یا آموزشی را برگزید اما نکته مشترکی که در همگی آن ها مشترک است، شرکت فعال در رویداد است و در صورتی که به این لازمه توجه شایسته شود، میتوان در هر رویدادی، فارغ از موضوع یا نوع آن، حداکثر استفاده را برد؛ پس در صورتی که می‌خواهید برای اولین بار در رویداد شرکت کنید و یا به دنبال آن هستید که بتوانید از رویدادی که در آن شرکت می‌کنید بیشترین بهره را ببرید، این نوشتار برای شماست.

افراد مختلف با اهداف گوناگون در رویدادها شرکت میکنند که میتواند یادگیری، تبلبیغات و آشنایی با برند یا محصولی خاص باشد اما فارغ از همه این ها، مهم است تا به گونه ای در رویداد شرکت کرد که بیشترین استفاده را برد و هدف مورد نظر از شرکت در آن رویداد تا جای ممکن حاصل شود.

یکی از مهم ترین نکاتی که برای شرکت در تمام رویدادها باید در نظر داشت، و مهم نیست که نوع آن رویداد چیست و هدف شرکت کننده از شرکت در آن کدام است، مفهومی است تحت عنوان حضور پویا که با نام مشارکت فعال نیز شناخته میشود. تاکید مشارکت فعال بر ان است تا افرادی که در جامعه ای گرد هم می آیند، به طور پویا و با انتخاب و بر اساس توجه ارادی، با یک دیگر به تعامل بپردازند و اطلاعات و دریافت های خود را با هم سهیم شوند. از مهم ترین جوامعی که لازمه آن حضور فعال اعضا است، رویدادها است که به عنوان گردهمایی افراد، لازم است تا اعضای جامعه شرکت کنندگان آن با یکدیگر در تعامل بوده و اطلاعات دریافتی خود از رویداد را با هم شریک شوند تا بتوانند هر یک بیشترین استفاده را از حضور در آن رویداد ببرند؛ دقیقا مانند چیزی که در رویدادهای خبری اتفاق می افتد و هر یک از خبرگزاری ها اجازه دارند تا سوالات خبرنگاری که در استخدام آن ها نسیت را هم در خبر خود به کار ببرند.

راه های مختلفی برای دستیابی به مشارکت فعال و حضور پویا در رویدادها وجود دارد که در ادامه به شرح آن ها خواهیم پرداخت.

1- تشکیل تیم

از مهم ترین و رایج ترین راه های ایجاد حس مشارکت در شرکت کنندگان رویدادها، گروه بندی و تقسیم آن ها در قالب تیم ها است؛ تیم هایی که میتوانند بر اساس هدف، انگیزه حضور، علاقه مندی ها و... دسته بندی شوند و باعث میشوند تا افراد با قرار گرفتن در جامعه ای کوچک تر هم از باب احساس راحتی تمایل به بروز نظرات خود داشته باشند و هم از نظر شنیدن نظرات دیگران، خود را موظف به اظهار نظر ببیند. این راهکار، خصوصا در رویدادهایی با تعداد شرکت کننده های بالا، ضروری به نظر رسیده و در صورت اجرا نکردن آن، رویداد تنها حالت نمایشگاهبه خود میگیرد که حتی در آن حالت  هم به علت عدم مشارکت افراد، بازدهی چندانی، چه برای شرکت کننده و چه برای برگزار کننده، نخواهد داشت.

با توجه به ارادی بودن گروه بندی ها و انتخاب افراد مبنی بر هم گروه ها، این راهکار بسیار موثر و خوشایند است اما ایراد بزرگی را نیز میتوان برای آن متصور بود: انحصار ارتباطات و مشارکت ها به تیم ها.

هنگامی که افراد در گروهی عضو شوند، درست است که با اعضای تیم خود به مشارکت میپردازند و در برنامه های رویداد تحت قالب گروه خود درگیر میشوند لیکن ارتباط آن ها با دیگر شرکت کنندگان، یعنی آن هایی که در تیم های دیگر عضو هستند، به حداقل رسیده و در بسیاری موارد قطع میشود و از همین رو نمیتوان بازدهی حداکثری را برای این راه حل متصور بود و به همین خاطر، در رویدادهای مختلف، خصوصا رویدادهای کسب و کار و استارتاپی مانند استارتاپ ویکندها، برگزار کنندگان تنها به این راه بسنده نمیکنند و در کنار آن از راه های دیگر نیز استفاده میکنند تا بتوانند بیشترین درگیری و فعالیت را در افراد شکل داده و نهایت توجه ارادی آن ها را به رویداد جلب کنند تا هم تاثیر گذاری رویداد را بهبود ببخشند و هم شرکت کنندگان بتوانند حداکثر بازدهی را از روداد ببرند.