مهم ترین مسأله در برگزاری رویداد اجتماعی
رویدادهای اجتماعی، یکی از مهم ترین انواع رویدادها هستند که برگزاری آن ها، به اندازه اهمیتی که دارند، دشوار و نیازمند توجه به نکات بسیاری است؛ اما سوال اینجاست که چگونه باید یک رویداد اجتماعی برگزار نمود به گونه ای که بی فایده نباشد و بر شرکت کنندگان موثر باشد؟
رویدادهای اجتماعی همواره به عنوان بازوهای اجرایی جامعه برای ترغیب افراد به کنش‌های اجتماعی و مشارکت فعال افراد در جامعه شناخته شده‌اند. این رویدادها حول ایده محوری مسئولیت اجتماعی، از جنبه‌های مختلف و با رویکردهای متفاوت، سعی دارند تا اعضای جامعه را، متناسب با رویکرد، جهان بینی و زاویه نگاه خود، نسبت به مشارکت فعال در جامعه و اقدامات سودمند جمعی متقاعد سازند تا با حذف، افزودن و یا تغییر در رفتاری خاص، در فعالیت‌های افراد، سودمندی برای جامعه نیز حاصل شود.
رویدادها، به اعتباری می‌توانند تجاری، آموزشی، خبری، معارفه‌ای، تبلیغاتی و اجتماعی باشند. در رویدادهای تجاری، هدف از برگزاری رویداد، کسب درآمد از برگزاری رویداد به وسیله فروش، تبلیغات و یا افزایش آگاهی عمومی از برند (brand awareness) و یا افزایش فروش در آینده است. در این نوع رویداد، همانگونه که از اسم آن مشخص است، تجارت به معنای کسب سود مالی، هدف اصلی برگزار کنندگان است.
رویدادهای آموزشی، همانگونه که قابل حدس است، برای آموزش رفتاری خاص، کار با یک اختراع و مسائلی از این دست برگزار میشوند. در یک رویداد آموزشی، تفاوتی که برگزاری رویداد ایجاد میکند، دانشی است که شرکت کنندگان از شرکت در آن به دست آورده‌اند و ممکن است این دانش رفتاری فردی، جمعی یا شیوه تفکری نوین و هر آن چیزی س که بتوان آموزش داد و یاد گرفت.
شاید با سابقه‌ترین رویدادها، رویدادهای خبری باشند که به عنوان اولین رویدادهای بشری برگزار شدند. در این رویدادها، افراد برای اطلاع یافتن از واقعه‌ای خاص یا اختراعی جدید گرد هم می‌آیند و هدف برگزار کنندگان آن نیز اطلاع رسانی پیرامون موضوعی است که قصد دارند تشتت اخبار و اختلاف در اخبار و روایت های مربوط به آن موضوع را حذف نمایند. غالب شرکت کنندگان این رویدادها خبرنگاران، بلاگرها و افرادی هستند که به نحوی صاحب رسانه‌ای هستند و به عنوان تریبون در جامعه مشغول به فعالیت‌اند و به ندرت پیش می‌آید کسانی خارج از شمول این اوصاف در رویدادهای خبری شرکت کنند.
رویدادهای معارفه‌ای، که به نشست و رویداد اطلاع رسانی نیز معروفند، رویدادهایی هستند که به قصد معارفه و شناساندن موضوع رویداد به شرکت کنندگان برگزار میشوند. در نگاه اول، شاید تفاوتی میان رویدادهای خبری و معارفه‌ای به نظر نیاید اما با ذکر مثالی میتوان به تفاوت آن‌ها پی برد. به طور مثال نشست‌های فعالان در یک حوزه(مانند روانشناسان یا قضات)، رویدادی معارفه‌ای است (هرچند می‌تواند کاربردهای دیگر هم داشته باشد) اما رویدادی که برای معرفی ریاست جدید یک حوزه (مثلا رییس قوه قضاییه) برگزار میشود، رویدادی است خبری.
رویدادهای تبلیغاتی، رویدادهایی هستند که در واقع زیر شاخه رویدادهای تجاری، معارفه‌ای و خبری هستند که به خاطر قواعد خاص خود دسته بندی جداگانه پیدا کرده‌اند. در این رویدادها، هدف، تبلیغ برندی خاص در راستای افزایش آگاهی عمومی (brand awareness) آن برند بوده و اصلا افزایش فروش طی رویداد مد نظر نیست.
رویدادهای اجتماعی، همانگونه که در ابتدای متن گفته شد، رویدادهایی با ایده اصلی مسئولیت اجتماعی هستند و در پی آنند تا افراد را ترغیب و تشویق به مشارکت فعال در جامعه و فعالیت های عام المنفعه کنند. رویداد های خیریه، رویداد های محیط زیستی، رویداد های مذهبی و نظایر آن، همگی از این دسته‌اند.
پیش از ادامه بحث و توضیح بیشتر درباره رویداد های اجتماعی، ذکر این نکته ضروری است که لزومی ندارد یک رویداد فقط در یکی از این دسته بندی ها قرار بگیرد و می‌تواند در دسته‌های مختلف قرار بگیرد. برای مثال، رویداد گوگل برای رونمایی از نسخه جدید اندروید، هم رویدادی است خبری، هم آموزشی، هم تجاری، هم معارفه‌ای و هم تبلیغاتی و حتی می‌تواند واجد جنبه‌های اجتماعی نیز باشد اما باید توجه داشت که در هر بخش رویداد، قواعد مربوط به همان دسته بندی رعایت شود؛ مثلا در بخش آموزشی رویداد، قواعد رویدادهای آموزشی اجرا شوند و اجرای این قواعد با یکدیگر تزاحم پیدا نکرده و به یکدیگر آسیب نرسانند.
گفته شده که در رویداد های اجتماعی، مهم ترین نکته جو و اتمسفر رویداد است؛ چرا که اگر جو یک رویداد اجتماعی، صمیمانه، دوستانه و بر محور تعامل مثبت و فعال افراد نباشد، هرگز نمی‌توان طی این رویداد افراد را به انجام فعالیت‌های اجتماعی و مشارکت در جامعه دعوت نمود و به همین دلیل است که امروزه استفاده از بازی، محتوای سرگرم کننده، ویدیوها و فیلم‌های خلاقانه و امثالهم، در رویداد های اجتماعی به عنوان ضرورت شناخته میشوند. شاید در یک رویداد آموزشی بتوان جوی خشک پدیدار کرد و آسیب آن را تحمل نمود (چرا که در چنین رویدادهایی، تنها محتوای آموزش‌ها اهمیت پیدا میکند) اما خلا جو صمیمانه در یک رویداد اجتماعی، مساله ای است که می‌تواند برگزاری رویداد را بی فایده و بیهوده سازد.
اما مساله اینجاست که چگونه میتوان رویداد اجتماعی برگزار کرد به نحوی که جوی صمیمانه در آن برقرار باشد و افراد تحت تاثیر جو صمیمانه در رویداد مشارکت فعال داشته باشند؟
رسیدن به جوی که افراد در آن احساس امنیت کرده و در مقابل صمیمیت مقاومت نشان ندهند کار بسیار دشواری است که برای حصول آن باید از نخستین مراحل به آن فکر کرد. انتخاب محل برگزاری رویداد، چینش اجزای محیط، تم محیطی و چیدمان قسمت‌های مختلف رویداد نخستین گام است. در این قسمت باید تمام معیارها، حتی رنگی که برای فضای داخلی رویداد به کار گرفته میشود مورد توجه قرار گرفته و متناسب با موضوع و اهداف رویداد انتخاب شود. البته به دلیل این که بسیاری از رویدادها در فضاهای آماده و استیجاری به کار گرفته میشوند، دست برگزار کنندگان برای ایجاد و تغییرات به سوی فضای دلخواه، آنچنان که باید، باز نیست و صرفا به انتخاب از میان چند گزینه محدود خلاصه میشود؛ ولی در همین حالت نیز بهتر است که انتخاب محل برگزاری تا حد ممکن با موضوع و اهداف رویداد همخوانی داشته باشد.
پس از انتخاب، ساخت و یا تغییر فضای محل برگزاری رویداد، بایستی به تیم مجری رویداد نیز دقت نمود؛ پر واضح است که برای رسیدن به جو صمیمی در رویداد، صمیمیت میان تیم اجرایی لازم و حتمی است و اصلا نمی‌توان از تیمی که خود با یکدیگر صمیمی نیستند انتظار داشت که جوی صمیمی پدید آورند. همچنین اهمیت وجود صمیمیت در میان اعضای تیم اجرایی آن جا دو چندان میشود که به این نکته دقت کنیم که در طول رویداد، رفتار عوامل و اعضای تیم اجرایی در معرض دید همگان قرار گرفته و شاید بتوان نحوه رفتار اعضای تیم اجرایی با یکدیگر را به عنوان الگوی رفتاری برای شرکت کنندگان در نظر گرفت.
از مهم‌ترین معیارهای دیگری که برای به دست آوردن فضای صمیمی در رویدادها مهم است، بخش‌های اجرایی رویداد نظیر موسیقی پس زمینه در فضا، نور پردازی، نحوه برگزاری بخش‌های مختلف مانند کارگاه ها، رفتار عوامل اجرایی و برگزار کنندگان با شرکت کنندگان، خصوصا در مرحله پذیرش و ثبت نام و مسایلی از این قبیل است. در مجموع بهتر است رفتارهایی که در طول رویداد از سوی برگزار کنندگان انجام میشود به گونه ای باشد که در آن ها صمیمت جاری و هویدا باشد تا شرکت کنندگان، با مشاهده و تاثیر پذیری از رفتار آنان، به سوی احساس امنیت، صمیمیت وراحتی در طی رویداد سوق داده شوند.
یکی از راه های نوینی که به تازگی برای برگزاری رویدادها مورد استفاده و توجه قرار گرفته است، استفاده از شیوه مدیریت حمل و نقل «همپیمایی» (carpooling به فارسی: کارپولینگ؛ به معنای با هم پیمودن) است؛ شیوه ای که با توجه بر ظرفیت خودروهای در حال تردد و تاکید بر استفاده حداکثری از آن، ابتدا در مدیریت کلان شهری به کار گرفته شد و به خاطر قابلیت کاهش هزینه ها و افزایش ارتباطات مثبت انسانی، مورد توجه مدیران صنایع نیز قرار گرفت و با عنوان همپیمایی سازمانی بازتعریف شد. شاید قابلیت کاهش هزینه همپیمایی (carpooling به فارسی: کارپولینگ؛ به معنای با هم پیمودن) برای رویدادها بی معنی باشد، چرا که عموما رفت و آمد شرکت کنندگان بر عهده برگزار کنندگان نیست و در نتیجه چیزی به اسم هزینه حمل و نقل برای آن ها بی معنی است (در این جا باید ذکر نمود که همپیمایی در بخش های سرمایه اجتماعی، مدیریت منابع انسانی و حمل و نقل هزینه ها را کاهش میدهد که در ادامه به آن خواهیم پرداخت)، اما در بخش تاثیر در سرمایه اجتماعی و افزایش صمیمیت و ارتباطات میان انسان ها، مسأله ای بود که برگزار کنندگان رویدادها را به همپیمایی علاقه مند ساخت.
همپیمایی(carpooling به فارسی: کارپولینگ؛ به معنای با هم پیمودن)، همانگونه که گفته شد بر استفاده حداکثری از پتانسیل خودروهای در حال تردد تاکید دارد؛ بدین نحو که اگر چهار نفر، مبدا، مقصد و یا مسیر مشترک دارند، به جای استفاده شخصی از خودروهای خود، این راه مشترک را به صورت گروهی و تنها با یکی از خودروها بپیمایند. راهکاری که میزان تاثیر آن، چنان حیرت انگیز است که در ظاهر با سادگی آن تناسب ندارد.
همپیمایی رویدادی (event carpooling)، نوعی خاص از همپیمایی است که فارغ از صرفه جویی در هزینه حمل و نقل، مزایایی برای رویدادها دارد که حصول هر یک به تنهایی، مستلزم هزینه بسیار است؛ در حالی که همپیمایی برای برگزار کنندگان رویداد رایگان خواهد بود.
برای مثال در نظر داشته باشد که در یک رویداد، خصوصا رویداد اجتماعی، برای ایجاد حس صمیمیت درون شرکت کنندگان، بازی ویژه ای ساخته و اجرا شود؛ ساخت این بازی در مرحله نخست هزینه مالی برای برگزار کنندگان ایجاد میکند، سپس آن ها مجبورند بخشی از زمان رویداد را که میتوان استفاده های دیگری از آن نمود، به برگزاری بازی اختصاص دهند، ونیز شاید اجبار به این بازی، به خاطر زمان اضافه ای که نیاز دارد، هزینه های دیگری مثل اجاره مکان و امثال آن را بر برگزار کنندگان تحمیل کند. حال در مقایسه با بازی، فرض بگیرید شرکت کنندگان یک رویداد، از طریق همپیمایی در محل برگزاری رویداد حاضر شوند؛ نخست آن که این راه هیچ هزینه ای برای برگزار کنندگان نخواهد داشت، همچنین بدیهی است که افرادی که برای برگزاری یک رویداد واحد با یکدیگر هم مسیر میشوند، حول محور آن رویداد و به گفت و گو خواهند پرداخت و اگر نگوییم تمام صحبت های آنان، اکثر مکالماتشان مربوط به آن رویداد خواهد بود و این بدان معناست که اولا صمیمیتی میان آن ها شکل خواهد گرفت و ثانیا برای برگزاری در رویداد آمادگی قبلی پیدا خواهند کرد که این خود موجب تاثیر گذاری بیشتر رویداد بر شرکت کنندگان خواهد بود. همچنین در مورد صمیمتی که میان آن ها ایجاد میشود، ذکر این نکته ضروری است که این صمیمیت، حول محور حضور در رویداد ایجاد میشود و این یعنی حضور در رویداد، برای شرکت کنندگان واجد جنبه احساسی میشود و این خود نتیجه ای جز تاثیر گذاری بیشتر رویداد را به همراه نخواهد داشت.
همچنین نکته جالبی که در مورد همپیمایی رویدادی وجود دارد آن است که طی این راهکار، رویداد از لحظه خروج افراد از درب منزل وخارج از محل اصلی برگزاری رویداد آغاز میشود و این یعنی زمان بیشتر برای برگزار کنندگان؛ با این راهکار میتوان حتی بخشی از فعالیت های گروهی و یا انفرادی رویداد را به خودر و در مسیر منتقل نمود تا زمانی که افراد در محل برگزاری میگذرانند، در بهینه ترین و موثر ترین حالت باشد.
در نهایت باید اذعان داشت به خاطر تاثیر همپیمایی در کاهش آلودگی هوا، استفاده و تبلیغ آن از سوی برگزار کنندگان، باعث ایفای مسئولیت اجتماعی آنان میشود و این نکته، اگر در دیگر رویدادها، باعث پذیرش بهتر مخاطبان و تمایل افارد به شرکت در رویداد میشود و به این خاطر میتوان آن را اجرا ننمود، در رویدادهای اجتماعی که ضروری است برگزار کنندگان در تمامی مراحل، خود پایبند به توجه به فایده اجتماعی و انجام مسئولیت اجتماعی باشند، اجرای همپیمایی، نه تنها سودمند، که ضروری است.
