برگزاری راحت رویداد به اضافه تاثیر گذاری بیشتر با همپیمایی

انگیزه‌ی برگزاری رویدادها میتواند مالی، اجتماعی، کارهای خیریه، محیط زیستی و بسیاری اهداف دیگر باشد. فارغ از اهداف رویدادها، همواره عوامل بسیار زیادی در تاثیرگزاری یک رویداد بر شرکت کنندگان موثرند. این عوامل هم از سویی در خود یک رویداد باعث افزایش بهره وری رویداد و تاثیرگزاری حداکثری بر حاضرین شده و ایشان را در عمق بیشتری درگیر رویداد میکنند و هم از دیگر سو، اعتبار فنی و تخصصی برگزار کنندگان رویدد را بالا برده و باعث استقبال بیشتر از رویدادهای بعدی آن‌ها میشود.

مشارکت افراد حاضر در رویداد با فعالیت‌ها، برنامه‌ها و موضوع رویداد، عاملی است که هدف اصلی برگزار کنندگان رویداد بوده و هر چه میزان این مشارکت بیشتر باشد، رویداد به حالت مطلوب برگزار کنندگان آن نزدیک تر میشود. 

رسیدن به تاثیر گذاری در رویدادها مساله‌ی آسانی نبوده و نیازمند تلاش زیاد و در نظر گرفتن نکات بسیاری است که در جزئیات و کلیات باید مد نظر قرار داده شوند. این هدف نیازمند دقت به مسئل فنی و تخصصی بسیاری است که هر یک در جای خود اهمیت می یابند. توجه به مسائل تخصصی مرتبط به موضوع هر رویداد مخصوص به همان رویداد است و صحبت از آن نیازمند تخصص در موضوع رویداد است اما معیار دیگر، که بسیار مهم و نیز مقدمه نکات دیگر است، مباحث فنی اجرای رویداد است؛ این مباحث شامل مدیریت محیطی رویداد، چینش اجزا، نور پردازی صحیح، انتخاب محل مناسب، بخش بندی صحیح یا اصطلاحا غرفه بندی (پارتیشن بندی)، گزینش افراد برای ساخت و استقرار کادر اجرایی حرفه‌ای و متخصص، برقراری تناسب میان عوامل فیزیکی رویداد با موضوعات و ایده های محوری، بهداشت محیطی، تدبیر و چاره اندیشی برای نیازهای شرکت کنندگان و تیم اجرایی و مسائلی از این قبیل است.

از میان مسائل فنی برگزاری رویداد، میتوان مهم ترین آن ها را مدیریت محیطی برشمرد که بستری است برای انجام دیگر مسائل. مدیریت محیطی رویدادها از لحظه انتخاب محل برگزاری رویداد آغاز میشود و حتی پس از رویداد تا لحظه ی تحویل محل برگزاری (در صورتی که متعلق به برگزار کنندگان نباشد) یا پاکسازی محیط و بازگرداند آن به حالت سابق (در صورتی که محل برگزاری رویداد در تملک برگزار کنندگان باشد) نیز ادامه دارد.

مدیریت محیطی با انتخاب محل برگزاری رویداد آغاز میشود؛ نکته حائز اهمیتی که میتواند سرنوشت رویداد را تغییر دهد. عوامل بسیاری در انتخاب یک محل برگزاری وجود دارد که از آن جمله میتوان به بودجه مالی، موقعیت جغرافیایی محل، دسترسی های محل برگزاری (مثلا دسترسی به حمل و نقل عمومی، پارکینگ و...)، زیبایی ظاهری (نما) و زیبایی داخلی محل برگزاری،سابقه و تاریخچه محل، امکانات محل برگزاری و ... اشاره نمود که از این میان، در اکثر رویدادها، مسائل مالی، موقعیت جغرافیایی و دسترسی ها بیش از دیگر معیارها مورد توجه قرار میگیرند.

منظور از موقعیت جغرافیایی، آدرس محل برگزاری است. این معیار آنچنان مهم است که به خاطر غفلت از آن، بسیاری رویدادها شکست خورده اند و یا به بازدهی مد نظر خود نرسیده اند و یا هزینه بسیاری بر آن‌ها بار شده است؛ بدیهی است برای شرکت کنندگان، نزدیکی محل رویداد، امنیت آن و سهولت در مسیریابی حائز اهمیت بسیار بوده و این مسائل همه در گرو آدرس محل برگزاری رویداد است. به عنوان مثال در صورتی که محل برگزاری رویداد در منطقه ای دور از شهر واقع شده باشد، اولا رغبت افراد برای شرکت کردن در آن کاهش مییابد و ثانیا برگزار کنندگان برای تامین امنیت آن باید متحمل هزینه های بسیار شوند. 

دسترسی های محل برگزاری مقوله ای است که ارتباط تنگاتنگ و در هم تنیده ای با موقعیت جغرافیایی محل برگزاری دارد و در واقع بخشی از هدف آدرس مناسب، دسترسی مناسب است. دسترسی ها از چند جهت اهمیت دارند: یک آن که دسترسی هر آن چه بهتر باشد، جامعه هدف رویداد گسترده تر میشود و افراد بیشتری قابلیت شرکت در رویداد را پیدا میکنند. همچنین بحث جای پارک خودروها نیز مساله بسیار مهمی است که در صورتی که برای آن چاره ای پیش بینی نشود و مغفول بماند، هم به معضلی لا ینحل تبدیل میشود و هم در شدیدترین حالت خود میتواند برگزاری رویداد را با مشکل جدی مواجه سازد؛ چرا که بسیاری افراد تا مطمئن نشوند در محل برگزاری رویداد برای خودروی آن ها جای پارک وجود دارد از شرکت در رویداد منصرف میشوند. البته میتوان با محلی که خود دارای پارکینگ اختصاصی باشد این مشکل را حل نمود و الا در انتخاب محل برگزاری رویداد باید به موقعیت آن توجه بسیار نمود. البته راه حل نوینی نیز اخیرا در بسیاری نقاط جهان مورد استفاده قرار گرفته است که توانسته در رویدادهای بزرگ (بیش از 500 شرکت کننده) مشکلات محل پارک خودرو را بسیار کاهش دهد و در رویدادهای کوچک‌تر این مشکل را حل کند؛ راه حلی با نام همپیمایی (carpooling، به فارسی کارپولینگ؛ به معنای با هم پیمودن).

درباره این که همپیمایی چیست و مزایای همپیمایی کدام است، سخن بسیار است اما خلاصه آن که همپیمایی (carpooling، به فارسی کارپولینگ؛ به معنای با هم پیمودن) راهکاری در مدیریت کلان شهری است که به جای افزایش ظرفیت خیابان ها و پارکینگ ها، بر استفاده حداکثری از ظرفیت خودروهای در حال تردد تاکید دارد؛ یعنی هر خودروی در حال تردد، چهار نفر را حمل نموده و به مقصد برساند تا مصرف سوخت کاهش یافته و مشکلات ترافیکی نیز حل شوند. پس از اجرای همپیمایی و مشاهده مزایای آن، مدیران صنایع و سازمان‌ها نیز به آن علاقه مند شدند و در آخرین مرحله، برگزار کنندگان رویدادها نیز به استفاده مخصوص از همپیمایی برای رویدادهای خود روی آوردند. استفاده از همپیمایی در رویدادها، در بخش مدیریت محیطی آنچنان جالب توجه بود که گاه برگزار کنندگان رویدادها دست به قائل شدن امتیازات ویژه برای همپیمایان (کسانی که از سیستم همپیمایی استفاده میکنند) زدند تا بتوانند خود را از شر مشکلات مربوط به جای پارک برهانند.

در اینجا لازم است تا به ابتدای بحث برگردیم: نحوه افزایش تاثیر گذاری رویداد. پس از استفاده از همپیمایی در رویدادها، علی الخصوص در رویدادهایی که نیازمند همراهی شرکت کنندگان با برنامه های رویداد بودند، نظیر رویدادهای فروش شبکه‌ای، خیریه، اجتماعی، محیط زیست و...، توجه برگزار کنندگان به یکی دیگر از مزایای همپیمایی جلب شد و آن ویژگی، تاثیر مثبت همپیمایی بر افزایش سرمایه های اجتماعی بود؛ نکته ای که نظر مدیران صنایع را نیز به خود جلب کرد و آن ها را به استفاده از همپیمایی برای استفاده در بخش مدیریت منابع انسانی و بهبود محیط کار وا داشت. افزایش سرمایه‌های اجتماعی از طریق همپیمایی در آغاز مورد توجه مدیران شهری و حکومت ها بود اما پس از اجرا، مدیران صنایع را به سمت همپیمایی سوق داد و سپس برگزار کنندگان رویدادها، که رسیدن به محیطی که افراد در آن احساس صمیمیت و امنیت کنند، برای آن ها دور از دست و هزینه بر مینمود، همپیمایی را شاه کلیدی برای این مساله شناختند؛ هم از سویی نگرانی ها و چالش های مدیریت محیطی برای آنان کاهش مییافت و هم از دیگر سو، جو رویداد آن ها برای شرکت کنندگان صمیمی و امن مینمود.

از آن پس، پلتفرم های همپیمایی (carpooling، به فارسی: کارپولینگ؛ به معنای با هم پیمودن)، در خدمات خود، همپیمایی رویدادی را اضافه نموده و به ارائه تخصصی آن پرداختند. تیم هیرا نیز در راستای اجرای کامل همپیمایی در ایران و بهره مند نمودن جامعه ایران از مزایای آن، آمادگی دارد تا در رویدادها همپیمایی را اجرا نماید. کافیست در صفحه اصلی سایت به بخش همپیمایی سازمانی بروید.